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Gestion électronique des documents

Gestion électronique des documents

La Gestion Electronique des Documents : c'est quoi?

La solution KEL Syndic 360 vous permet de gérer et d'organiser les documents de vos copropriétés de manière informatisée, comme vous le feriez dans une armoire à l'agence.

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Documents de vos copropriétés 

Sur KEL Syndic 360, la présence d'un module de GED signifie que vous pouvez intervenir sur toutes les étapes du cycle de vie d'un document :

  • la création
  • le classement
  • la publication
  • l'archivage
  • la suppression

Accès 

Grâce à la solution en ligne, les documents de vos copropriétés sont accessibles à tout moment depuis n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion internet. Grâce à l'application mobile, ces documents sont aussi disponibles en itinérance depuis un smartphone ou une tablette (iOS ou Android).

Classement 

Pour une consultation plus rapide et un traitement plus efficace, les différents documents de vos copropriétés sont répartis dans des classeurs thématiques.

Un document peut être accessible de plusieurs manière par exemple une facture fournisseur est classée à la fois dans le dossier du fournisseur et dans celui de la copropriété destinataire de la facture.

 Publication

Vous avez la possibilité, en quelques clics, de publier un document sur l'extranet de vos copropriétaires Gérer-ma-Copro. Vous pouvez également dans certains cas restreindre l'accès à certains documents uniquement aux membres du conseils syndical.

Stockage et sauvegarde

Les documents archivés constituent l'historique de la copropriété. Ils sont sauvegardés sur des serveurs sécurisés et vous pouvez accéder facilement à chaque document grâce à un moteur de recherche. Vous n'avez plus à vous soucier des contraintes liées au stockage des documents "papier" : espace de stockage, risque de détérioration, difficultés liées au classement, à la consultation d'archives...

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Le + : l'aspect écologique

Ecologie

C'est un autre aspect positif de la dématérialisation. Vous réduisez votre empreinte énergétique en limitant l’utilisation de papier : pensez-y !

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